Wie sicher ist Ihr Drucker, Kopierer & Co? - So schützen Sie Ihre Daten richtig
Im Zuge der Digitalisierung werden Daten größtenteils online erfasst und gespeichert. Viele Organisationen arbeiten daher rund um die Uhr daran, diese Daten ausreichend zu schützen.
Angriffe im Cyberspace sind nicht selten – der Datenschutz ist für viele Unternehmen daher oberste Priorität. Vor lauter Datenver- und -entschlüsselung im Internet lassen wir jedoch die Daten, die über Drucker und Kopierer laufen völlig außer Acht.
Angenommen Sie haben Ihren nagelneuen Drucker oder Kopierer soeben installiert. Sie nutzen das Gerät täglich zum Drucken wichtiger Dokumente oder Vertragsunterlagen, zum Scannen von Zeugnissen und Urkunden oder auch zum Ausdrucken von Fotos ihrer Liebsten oder vielleicht einer selbstgebastelten Weihnachtskarte. Kurzum – sensitive und persönliche Daten laufen alle über ihren Drucker. Wie schützen Sie diese Daten also vor externen Angriffen?
Der Drucker steht in Ihrer Privatwohnung, wie soll da ein Datenklau geschehen, außerdem speichert der Drucker selbst die Daten ja gar nicht. Das stimmt leider nicht ganz. Der technische Fortschritt von Druckern in den letzten 10 Jahren ist enorm. Die meisten Drucker sind multifunktionale Geräte, mit denen Sie nicht nur vom Computer Textdokumente ausdrucken können, sondern längst auch direkt vom Smartphone kabellos Emails, Fotos etc. in Sekundenschnelle vervielfältigen können. Die neuen Drucker sind Mini-Computer, auf denen mit jedem Vorgang zumindest temporär Daten erfasst und gespeichert werden. Die Wireless-Verknüpfung über das lokale Netzwerk hat dem Kabelsalat endgültig ein Ende bereitet. Eine positive Entwicklung, die aber auch Hackern potentiell Zugriffsmöglichkeiten auf die über WiFi verbundenen Geräte erlaubt. Aus diesem Grund ist es notwendig auch den Drucker umfassend vor solchen Angriffen zu schützen.
Passwörter ändern
Ein einfacher Schritt in Richtung mehr Sicherheit ist das ändern von vorgegeben Passwörtern. Personalisieren sie ihre Geräte und lassen sie nicht die voreingestellten Passwörter bestehen – auch wenn automatisch erstellte Passwörter oft sehr sicher erscheinen, weil sie auch aus einer Vielzahl an Kombinationen von Buchstaben und Zahlen bestehen, am besten ist es dennoch, wenn sie ein eigenes Passwort generieren.
Drucker strategisch positionieren
Haben Sie je darüber nachgedacht, dass der Ort an dem der Drucker steht für ihre Datensicherheit relevant sein könnte? Vermutlich nicht. Im Büro ist es wohl eher relevant, dass der Drucker oder Kopierer von allen Mitarbeitern gut erreicht werden kann. Besser ist es jedoch zumindest diejenigen Drucker, über die sensitive Daten laufen nicht im Büro-Flur oder gar im allgemein zugänglichen Eingangsbereich zu positionieren. Sinnvoll kann auch ein abschließbarer Kopierraum sein, oder ein allgemeiner Drucker bzw. Kopierer und ein separates Gerät, das nur für sensitive Daten bestimmt ist und nur von bestimmten Mitarbeitern bedient wird.
Jeder, der sich Gedanken um seine Daten macht, sollte eine Sicherheitsroutine entwickeln – und sich auch daran halten. Es ist nicht schwer, eine hinreichende Sicherheit aller ihrer Daten zu gewährleisten, wenn Sie sich an ein paar wichtige Prinzipien halten: Welche technischen Geräte sind gleichzeitig im Gebrauch, welche Geräte sind miteinander verknüpft? Wo könnten Sicherheitslücken bestehen?
Regelmäßige Gerätewartung
Führen Sie bei allen ihren technischen Geräten regelmäßig Software-Updates durch. Die meisten Hersteller bieten gesonderte Sicherheits-Upgrades an, die sie teilweise über die Homepage des Geräteherstellers downloaden können. Manche Updates bieten auch hilfreiche Features und Neuerungen in der Bedienung. Wenn Sie die Software ihres Computers, oder die Apps auf Ihrem Smartphone regelmäßig oder vielleicht sogar automatisch auf den neuesten Stand bringen, wieso sollten Sie nicht dasselbe auch mit ihrem Druckgerät tun?
Einige ausgewählte Druckerhersteller bieten auch eine „Daten-Erase“-Möglichkeit auf ihren Geräten an. Sie können also ein Zeitfenster festlegen und im regelmäßigen Turnus werden die gesammelten Daten dann vom Gerät entfernt.
Entfernen von Datenresten
Ein Problem, dass nicht nur Drucker und Kopierer sondern auch Laptops, Tablets und jegliche andere „smart“ Devices betrifft. Die Rede ist von Datenresten, die auf den Geräten trotz Löschung zurückbleiben. Viele unterschätzen dieses Problem, gerade wenn ein Gerät von einer Vielzahl an Personen bedient wird. Problematisch können Datenreste auch werden, wenn Sie ihre Altgeräte verkaufen oder an Dritte zum Gebrauch weitergeben. Deshalb ist es wichtig dafür zu sorgen, dass ihre technischen Geräte „clean“ sind, wenn Sie diese weitergeben. Wenn ihr in die Jahre gekommener Drucker also aus dem Büro ausgemustert wird, stellen Sie sicher, dass nur der Drucker Sie verlässt, nicht aber ihre persönlichen und geschäftlichen Daten.
Öffentliche Drucker
In öffentlichen Arbeitsplätzen, die von einem unüberschaubaren Personenkreis genutzt werden, z.B. in Internetcafés oder Copyshops, aber auch allen sonstigen Einrichtungen, welche die öffentliche Nutzung von Computern oder sonstige Druckservices anbieten, sollten Sie sich ein paar Aspekte hinsichtlich der Sicherheit ihrer persönlichen Daten bewusst machen:
Das betrifft vielleicht auch das kostenfreie WiFi in ihrem Lieblingscafé oder der WiFi-Bereich an der Bahnstation, im ICE oder in der Lobby eines Hotels. So erfreulich wie kostenfreies WLAN gerade auf Reisen sein kann, so unsicher können die Netzwerke für Ihre Daten sein. Haben Sie sich einmal die Nutzungsbedingungen durchgelesen, oder klicken Sie blindlinks auf „Zustimmen“, wenn Sie sich in eine freie WiFi-Station einloggen? Sie können ruhig ehrlich sein, kaum jemand ließt sich die Bestimmungen wirklich durch. Umfassend gesichert sind Ihre Daten, wenn Sie öffentliche Einrichtungen oder Netzwerke nutzen tatsächlich nie, denn potentiell ist jedes System durchbrechbar. Vorkehrungen können Sie dennoch treffen: Bevor Sie unterwegs schnell noch die Arbeitsbescheinigung ausdrucken oder den Personalausweis scannen, fragen Sie einfach nach, was mit den Daten passiert, ob eine regelmäßige Löschung stattfindet. Noch besser ist es natürlich alle sensitiven Informationen nur über die privaten Geräte laufen zu lassen und gar nicht erst der Öffentlichkeit auszusetzen. Wenn Sie diese Sicherheitstipps beachten und regelmäßige Kontrollen auf allen ihren Geräten durchführen, ist es unwahrscheinlich, dass wichtige persönliche oder geschäftliche Daten Sie ohne ihren Willen verlassen.